Eine Foodcoop braucht keine Warenwirtschaft im üblichen Sinn. Es gibt kein Lager, keine Marge und meist keinen Verkauf, denn eine Einkaufsgemeinschaft kauft gemeinsam ein und teilt auf. Trotzdem suchen viele Gruppen nach Software, und zwar aus einem nachvollziehbaren Grund: Die Verteilung ist Arbeit, und sie hängt fast immer an ein oder zwei Personen.
Dieser Artikel zeigt dir, was bei einer Foodcoop wirklich organisiert werden muss, was du dir sparen kannst und wo die Grenze zu einer Solawi verläuft.
Was eine Foodcoop von anderen Formen unterscheidet
Ihr kauft, ihr verkauft nicht. Die Gruppe bestellt gemeinsam bei Erzeugern und Großhändlern. Was ankommt, wird aufgeteilt, und jeder zahlt seinen Anteil.
Es gibt keine feste Kiste. Anders als bei einer Solawi bestellt jeder Haushalt, was er braucht. Die Sammelbestellung ist die Summe vieler Einzelwünsche.
Gebindegrößen bestimmen den Ablauf. Der Erzeuger liefert den Sack mit 25 Kilo, nicht die Tüte mit zwei. Das Aufteilen ist der eigentliche Vorgang.
Alle sind ehrenamtlich. Niemand wird dafür bezahlt, die Liste zu führen. Was kompliziert ist, wird nicht gemacht.
Zur Abgrenzung: Bei einer Solawi finanzieren Mitglieder im Voraus eine Ernte und bekommen, was wächst. Wie das abläuft, steht im Artikel zu Solawi digitalisieren.
Was tatsächlich organisiert werden muss
Vier Dinge, mehr nicht.
| Baustein | Wofür |
|---|---|
| Bestellrunde | ein Zeitraum, in dem Mitglieder bestellen |
| Produktliste je Runde | was dieses Mal verfügbar ist |
| Abholtermin | wann aufgeteilt und abgeholt wird |
| Mitglieder | wer dazugehört, wer was bestellt hat |
Was du nicht brauchst: Lagerbestände, Kasse, Warenwirtschaft im klassischen Sinn. Es gibt nichts zu lagern, weil alles innerhalb eines Tages aufgeteilt wird.
Wie Bestellrunden praktisch funktionieren
Das ist der Kern. Eine Runde hat einen Anfang, ein Ende und einen Abholtermin.
Typisch läuft es so: Montag öffnet die Bestellung, Mittwochabend ist Schluss, Donnerstag geht die Sammelbestellung an die Erzeuger, Freitag kommt die Ware und wird aufgeteilt.
Im Online-Shop bildest du das ab, indem du je Runde die verfügbaren Produkte aktiv schaltest und zum Bestellschluss wieder schließt. Was in dieser Woche nicht lieferbar ist, steht gar nicht erst in der Liste.
Die Verpackungseinheiten sind dabei wichtiger als bei jedem anderen Betrieb. Wenn der Erzeuger in 25-Kilo-Säcken liefert, du aber in Kilo aufteilst, muss beides hinterlegt sein. Sonst rechnet jemand das jede Woche von Hand nach.
Wie der Verteiltag leichter wird
Hier liegt die eigentliche Arbeit einer Foodcoop, und hier hilft Struktur am meisten.
Du brauchst zwei Listen aus denselben Daten. Zum einen eine Gesamtliste pro Produkt: dreißig Kilo Möhren, achtzehn Kilo Haferflocken. Danach wird abgewogen. Zum anderen eine Liste pro Haushalt: Wer bekommt was, abzuhaken beim Abholen.
Die Packlisten ziehen sich aus den Bestellungen und sind nach Abholfenster sortiert. Praktisch heißt das: Die Gruppe, die aufteilt, arbeitet die Produktliste ab, und wer abholt, bekommt seine eigene Zeile vorgelegt.
Wenn ihr an mehreren Orten verteilt, lohnt der Artikel zu Packlisten und Abholstandorten.
Wie ihr mit Geld umgeht
Die heikelste Frage in jeder Foodcoop, und Software löst sie nur zum Teil.
Verbreitet sind zwei Modelle. Guthaben: Mitglieder zahlen einen Betrag ein, von dem abgebucht wird. Das reduziert Einzelüberweisungen, braucht aber jemanden, der die Konten führt. Pro Runde: Jeder zahlt nach der Bestellung. Mehr Vorgänge, dafür keine Guthabenverwaltung.
Für kleine Gruppen ist Zahlung pro Runde einfacher. Ab etwa dreißig Haushalten wird Guthaben praktischer, weil sonst jede Woche Überweisungen nachverfolgt werden müssen.
Was in beiden Fällen gilt: Eine Foodcoop ist meist kein Gewerbe, und die steuerliche Behandlung hängt davon ab, wie ihr organisiert seid. Das klärt ihr mit eurem Steuerberater oder dem zuständigen Verband, dieser Artikel ersetzt das nicht.
Wie ihr die Abhängigkeit von einzelnen Personen löst
Das ist der Grund, warum die meisten Gruppen überhaupt nach Software suchen.
Solange die Bestellliste in einer Tabelle auf dem Rechner einer Person liegt, steht und fällt die Coop mit dieser Person. Wenn sie ausfällt, in Urlaub geht oder aufhört, weiß niemand, wer was bestellt hat.
In der Kontaktverwaltung hängen Mitglieder und ihre Bestellungen zusammen, und mehrere Leute können darauf schauen. Das löst nicht das Problem, dass jemand die Arbeit machen muss, aber es löst das Problem, dass nur eine Person es kann.
Praktisch heißt das: Mindestens zwei Personen sollten den Ablauf beherrschen. Diese Regel ist wichtiger als jede Funktion.
In vier Schritten einführen
- Mitglieder erfassen. Name, Kontakt, seit wann dabei. Das ist die Grundlage für alles andere.
- Eine Bestellrunde testen. Mit zehn Produkten, nicht mit dem ganzen Katalog.
- Den Verteiltag mit beiden Listen fahren. Produktliste zum Abwiegen, Haushaltsliste zum Abhaken.
- Danach entscheiden. Wenn es die Runde erleichtert hat, bleibt es. Wenn nicht, war die Liste zu lang.
Häufige Fehler
Den kompletten Katalog abbilden. Eine Foodcoop bestellt bei fünf Erzeugern und drei Großhändlern. Das sind schnell vierhundert Artikel, die niemand ehrenamtlich pflegt. Nimm pro Runde das, was tatsächlich bestellt wird.
Gebinde und Abgabeeinheit vermischen. Wenn der Sack 25 Kilo hat und ihr in Kilo aufteilt, muss beides hinterlegt sein.
Nur eine Person einweisen. Genau die Abhängigkeit, die ihr beseitigen wolltet.
Zu viele Bestellrunden. Jede Runde kostet Vorbereitung und einen Verteiltag. Alle zwei Wochen ist für die meisten Gruppen der richtige Takt.
Die Entscheidung über die Köpfe hinweg treffen. In einer Gruppe, die auf Freiwilligkeit beruht, entsteht sonst Widerstand, der nichts mit der Software zu tun hat.
Wie ihr die Erzeuger einbindet
Der Teil, den Software nicht löst und der trotzdem leichter wird.
Eine Foodcoop bestellt bei fünf bis zwanzig Betrieben, jeder mit eigenen Lieferzeiten, Mindestmengen und Gebinden. Die übliche Praxis ist eine Runde Telefonate oder Mails nach jedem Bestellschluss.
Was hilft, ist nicht Automatisierung, sondern eine saubere Zusammenfassung. Wenn aus den Bestellungen direkt die Summe je Erzeuger ablesbar ist, wird aus einer Stunde Rechnen eine Viertelstunde Abtippen.
Führt die Erzeuger dafür als eigene Gruppe in den Kontakten, mit Ansprechpartner, Liefertag und Mindestmenge. Dann kann die Bestellrunde auch jemand anderes machen, und genau darum geht es.
Zwei Dinge solltet ihr zusätzlich festhalten: bis wann der Erzeuger eine Bestellung braucht und was passiert, wenn er weniger liefert als bestellt. Beides kommt regelmäßig vor.
Wie ihr neue Mitglieder aufnehmt
Jede Foodcoop wächst irgendwann an eine Grenze, und sie liegt nicht bei der Software.
Der Verteiltag skaliert schlecht. Zwanzig Haushalte sind an einem Nachmittag zu schaffen, sechzig nicht mehr mit denselben Leuten. Bevor ihr aufnehmt, klärt deshalb zwei Dinge.
Wie viele Haushalte trägt euer Raum und euer Team? Das ist die eigentliche Obergrenze. Wer darüber hinaus aufnimmt, überlastet die Freiwilligen, die ohnehin den Großteil tragen.
Wie werden Neue eingeführt? Wer zum ersten Mal bestellt, kennt weder Gebindegrößen noch Bestellschluss. Eine kurze Erklärung beim Einstieg spart euch zehn Rückfragen pro Person.
Viele Gruppen führen deshalb eine Warteliste, statt unbegrenzt aufzunehmen. Das klingt unfreundlich und ist in Wahrheit die Voraussetzung dafür, dass die Coop über Jahre bestehen bleibt.
Fazit
Eine Foodcoop braucht keine Warenwirtschaft, sondern vier Dinge: Bestellrunden mit klarem Schluss, eine kurze Produktliste je Runde, zwei Listen für den Verteiltag und Mitglieder, die nicht nur im Kopf einer Person existieren.
Der Gewinn ist selten messbar in Zeit. Er liegt darin, dass die Gruppe weiterläuft, wenn die Person ausfällt, die es bisher gemacht hat. Wie das in anderen Betriebsformen aussieht, steht im Überblick zur Direktvermarktung digitalisieren.
